Influencias
sobre los sistemas de contabilidad
La
información contable para los administradores, por lo general, proviene del
sistema de contabilidad general de la compañía. Un sistema
contable es un mecanismo formal para recabar, organizar y comunicar
información acerca de las actividades de una organización. Los administradores
podrían desear que sus necesidades tuvieran la máxima prioridad al diseñar un
sistema contable. Sin embargo, es frecuente que ése no sea el caso. Las
fuerzas externas (por ejemplo, las autoridades fiscales y los cuerpos reguladores,
como la SEC [Comisión de Títulos y Comercio de Estados
Unidos] y la Comisión de Instalaciones de Salud de California) con frecuencia
limitan la selección que los administradores hacen de los métodos de
contabilidad para los reportes externos. Muchas organizaciones desarrollan
sistemas sobre todo para satisfacer los requerimientos legales que imponen los
actores externos. Después de todo, la mayoría de los reportes externos son de
carácter obligatorio, mientras que la información para los administradores es
opcional. Así, los administradores deben justificar sus necesidades de
información sobre una base de costo-beneficio —el beneficio de tomar mejores
decisiones administrativas debe sobrepasar el costo de la información.
Una
influencia importante sobre los sistemas de contabilidad es la necesidad que
tienen las compañías públicas de emitir reportes financieros anuales. Dichos
reportes deben apegarse a un conjunto de estándares conocidos como los
principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). Sin embargo, los
reportes internos de contabilidad no están restringidos por los PCGA. Los
administradores pueden crear cualquier clase de sistema contable interno que deseen
—toda vez que sean capaces de pagar el costo de desarrollar y operar dicho
sistema.
Otra
influencia externa en los sistemas de contabilidad son las regulaciones
gubernamentales. Un ejemplo especifico de esto es la contratación con el
"gobierno. Las universidades, contratistas de la Defensa, y otros
contratistas del gobierno de Estados Unidos deben asignar los costos en los
contratos con el gobierno de formas específicas o correr el riesgo de que el
gobierno rechace su pago. Un ejemplo de alcance más largo es el Acta para
las Prácticas Corruptas Extranjeras. que es la ley estadounidense que
prohibe el soborno y otras practicas de corrupción. El titulo es engañoso,
porque las previsiones del acta se aplican a todas las compañías manejadas en
forma pública, aun si no conducen ningún negocio fuera de Estados Unidos.
Esta
ley requiere que las compañías mantengan sus registros contables con detalle y
exactitud razonables, y que tengan un sistema apropiado de control interno
—políticas para proteger y usar más eficientemente los activos de una
organización. Los auditores internos ayudan a revisar y evaluar dichos
sistemas, incluidos sus controles internos, para auxiliar a que se minimicen los
errores, fraudes y desperdicios. También llevan a cabo auditorías
administrativas —revisiones para determinar si los administradores están
implementando las políticas y procedimientos especificados por la alta
dirección. En general, el acta centra su atención en la calidad de la
información de los sistemas contables. En 2002, el Acta Sarbanes-Oxley
agregó un nivel adicional a la regulación gubernamental. Estimulada por las
quiebras corporativas provocadas, en parte, por fallas contables (así como por
deficiencias en el gobierno corporativo, regulación laxa de los títulos y la
codicia de los ejecutivos), el acta exige mayor supervisión de la alta dirección
sobre las políticas y procedimientos contables de una compañía. Al exigir que
la alta dirección firme una declaración que certifique la exactitud de los
estados financieros de una compañía, el acta hace que los números de la
contabilidad conciernan a todos los administradores y no sólo a los
contadores. El impacto general de la Ley Sarbanes-Oxley. así como de otras
regulaciones gubernamentales, es controversial. Muchos administradores insisten
en que los costos adicionales de cumplirla exceden cualesquiera beneficios
posibles. Sin embargo, un beneficio es que los administradores operativos, hoy
más que nunca, deben familiarizarse de forma más íntima con sus sistemas de
contabilidad. Los cambios que se generan en los sistemas a veces proporcionan
controles más fuertes y reportes más informativos.
Importancia de la Ética en la
contabilidad
La
mayoría de la regulación de los sistemas de contabilidad busca garantizar la
confiabilidad de V O la información que proporcionan los contadores. Sin
embargo, ninguna regulación puede ser más efectiva para asegurar dicha
confiabilidad que tener contadores que posean estándares éticos elevados. Hace
apenas unos cinco años, algunas encuestas demostraban que existía una gran
confianza del público en la integridad de los contadores, pero debido al papel
que jugaron éstos en los colapsos corporativos a principios de esta década, la
imagen de los contadores ante la sociedad se ha desplomado. Una reputación de
integridad elevada se construye con lentitud y requiere mucho esfuerzo, pero
puede perderse con rapidez. Ahora, la profesión contable está tratando de reconstruir
su reputación.
¿Por
qué es tan importante la integridad para los contadores? Veámoslo de esta
manera: si se compra un automóvil, es posible observar muchos de los detalles
de la calidad. Es más, si algo estuviera mal en el automóvil es seguro que el
comprador lo notaría. No se tendría que depender de la palabra del vendedor del
vehículo. Pero con la información contable es diferente porque su calidad no
puede verse. Es posible que durante varios años algo que está mal pase
desapercibido —incluso, es probable que sea demasiado tarde para hacer algo al
respecto. Así, se depende de la integridad de ios contadores, quienes dirán que
la información acerca de una compañía es correcta. Si no puede confiarse en el
contador, entonces la información es casi inútil.
En
compañías como Enron, WoiidCora, T^co, Global Crossing, Adelphia, Xerox
y muchas otras, se demostró que la información contable era errónea. Serán los
tribunales los que decidan si se cometieron delitos, pero es seguro que se
ofreció información equivocada a un público que confiaba en ella. ¿Qué
tuvieron que hacer los contadores al respecto? En muy pocos casos, fue evidente
que los contadores participaron en actividades fraudulentas. Pero en la mayoría
de las ocasiones, simplemente no denunciaron ni cuestionaron lo que sabían (o
al menos debían haber sabido) eran prácticas ilegales. Fue una excepción que
los contadores denunciaran los actos delictivos de sus organizaciones, como se
ilustra en el recuadro "el negocio es primero", en la página 9. La
integridad significa más que no mentir. La mayoría de los contadores involucrados
no mintieron con flagrancia/pero tampoco dijeron la verdad —es decir, no
corrigieron la información falsa o confusa. No se aseguraron de que la
información que se proporcionaba fuera confiable, deber principal de los
contadores.
¿Por
qué es importante esto para el lector? Porque los hábitos que desarrolle como
estudiante los llevará consigo en su vida como administrador o contador. Una
encuesta hecha hace poco entre estudiantes universitarios de Estados Unidos
arrojó como resultado que el 80% de ellos estaban consternados por el nivel
ético de los ejecutivos empresariales. Sin embargo, el 59% de los estudiantes
admitió que copiaba en la escuela. Hacer trampa en los exámenes no es exclusivo
de las universidades estadounidenses. En Australia, una encuesta demostró que
el 79% de los estudiantes de licenciatura y el 54% de posgrado admitía que
copiaba. Puede que haya una diferencia de grado entre las acciones de los
ejecutivos o contadores y el hecho de que los estudiantes universitarios
copien, pero con frecuencia el razonamiento es el mismo: "todos lo
hacen". "Esta vez no será malo". "Esta tarea (o reporte de
utilidades) es tan importante, que el beneficio de engañar es mayor que el
costo". "Hay muy poca probabilidad de que me atrapen". Ninguna
de las anteriores es una justificación legítima para comportarse sin ética. Más
adelante, en este capítulo, se mencionarán algunos estándares éticos
específicos para los contadores profesionales. Por el momento, basta recordar
que la información que proviene de una fuente poco confiable es de muy poco
valor. Los contadores que generan información confiable no sólo deben ser
éticos, sino que los usuarios de la información deben creer que lo son.
La integridad es difícil de establecer, pero muy fácil de perder.
Algunas definiciones
Sistema Contable: Mecanismo
formal para recabar, organizar y comunicar información acerca de las
actividades de una organización.
Principios
de contabilidad generalmente aceptados (PCGA): Conjunto
de estándares a los que deben apegarse los estados financieros que emite una
compañía pública.
Acta
para las Prácticas Corruptas Extranjeras: Ley estadounidense
que prohíbe el soborno y otros actos de corrupción. Dicha ley también exige que
todas las entidades públicas mantengan sus registros contables con detalle y exactitud
razonables, y que dispongan de un sistema apropiado de controles internos.
Controles Internos: son
Políticas para proteger y hacer más eficiente el uso de los activos de
una organización.
Auditorías
administrativas: Revisión para determinar si los
administradores estén implementando las políticas y procedimientos
especificados por la alta dirección.
Acta
Sarbanas-Oxlay: Es la Legislación de 2002 que exige mayor
supervisión de la alta dirección de las políticas y procedimientos contables de
una empresa.
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