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1/18/2012

SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES DE FABRICACIÓN





Antes de iniciar este tema, es importante aclarar que la producción de estados financieros, para aquellas empresas que se encargan de transformar un producto para luego ser comercializado, deben estar basados bajo la técnica de costeo total o absorbente. Esto quiere decir, que estas empresas deben considerar como costo, todo lo que incurran dentro del proceso de transformar la materia prima en un producto final; bajo este hecho se lleva como costo del producto, cualquier erogación o desembolso que se genere dentro del proceso de producción. Apreciación un poco obvia, pero que se requiere si se recuerda la técnica de costeo directo o variable, la cual fundamenta su concepción en la clasificación de los costos según su comportamiento en fijo o variable, ya que ésta solamente lleva como costo del producto el componente variable, ya que la parte fija se considera como un gasto del período.  
Las implicaciones financieras y contables en lo que a costo y toma de decisiones se refiere son de gran importancia, pero también es importante recordar que toda la normatividad contable está regida bajo los decretos 2649 de 1993 y 2650 del mismo año, en el primero se establecen las normas o principios de contabilidad que rigen en el país y el segundo establece las cuentas que a nivel contable se deben manejar y la dinámica que cada una de ellas debe tener. AJ examinar con cuidado esta situación, se puede observar con claridad que se debe considerar como costo todo aquello que se incurra en la planta productora, es decir se trabaja bajo la concepción de costeo total o absorbente.
Hecha esta aclaración, el sistema de costos por órdenes de fabricación, también conocido bajo el nombre de: costos por órdenes específicas de producción, lotes de trabajo, pedidos de los clientes. Se caracteriza porque cada uno de los costos incurridos dentro del proceso productivo se puede identificar directamente con el producto y por lo tanto, se le asigna a la orden que lo genera. Es muy útil en aquellas empresas en las que el proceso productivo se basa en lotes, o tienen un sistema de producción en la que el producto se realiza bajo las solicitudes y especificaciones del cliente.
En este sistema cada uno de los elementos integrantes del costo de producción se van acumulando en la orden respectiva y el costo unitario se obtiene al efectuar el cociente entre la liquidación de la orden de producción con el número total de unidades resultantes de la orden.
Para que el sistema funcione correctamente, se hace necesario identificar físicamente cada orden de producción y acumular cada uno de los costos incurridos en la orden que los genera.El sistema de contabilidad de costos por órdenes de trabajo, es especialmente apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales, más que cuando los productos son uniformes y el patrón de producción es repetitivo o continuo. Los ejemplos de este tipo de actividad incluyen diseños de ingeniería, construcción de edificios, películas cinematográficas, talleres de reparaciones y trabajos de imprenta sobre pedido. También se emplea el sistema de órdenes de trabajo cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto es relativamente largo y cuando el precio de venta depende estrechamente del costo de la producción, como por ejemplo, la producción de vinos y quesos. El sistema de costos por órdenes de trabajo; también se encuentra en compañías que produce diversos productos, tales como tuercas y tornillos, cuando la producción se programa por trabajos Debido a que la producción no tiene un ritmo constante bajo el sistema de órdenes de trabajo o pedidos especiales, se requiere una planeación cuidadosa para lograr la utilización más económica del potencial humano y la maquinaria. La planeación de la producción comienza con el recibo de un pedido por cliente, esta es generalmente la base para la preparación y emisión de una orden de producción.
El documento de contabilidad que se usa en el sistema de costeo de los pedidos, es llamado hoja de costos de trabajo. Esta contiene la acumulación de costos para cada trabajo, subdividida en las principales categorías de costos, así mismo resume el valor de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación, aplicados para cada orden de trabajo procesado. La información de costos de los materiales directos y de la mano de obra directa, se obtiene de las requisiciones de materiales y los resúmenes de la mano de obra, y se registran en la hoja de costos por órdenes de trabajo diaria o semanalmente. Con frecuencia, los costos indirectos de fabricación se aplican al final de la hoja de trabajo.
Las hojas de costos pueden variar de una empresa a otra. En el modelo anteriormente descrito, vemos que en la parte superior se anotan los datos generales referentes a la orden de producción correspondiente, tales como número de la orden de producción, nombre del cliente si se trata de un pedido, si se fabrica no contra pedido, si se efectúa para aumentar las existencias en el almacén de productos terminados. Además, contiene fecha de iniciación, fecha de terminación, descripción de los artículos que se van a fabricar que se hace generalmente por la referencia, cantidad de los artículos que se van a fabricar. Los datos de costo total y costo unitario, se obtienen al final cuando se termina de fabricar la orden de producción y se liquidan sus costos. En la parte inferior de la hoja de costos, se anotan los datos correspondientes a los costos de producción de la orden. Esta sección está dividida prácticamente en tres columnas, una para cada elemento del costo. A medida que se va incurriendo en los distintos costos de producción (materiales directos, mano de obra directa y costos generales de fabricación), se va anotando en las hojas de costos respectivas.
Terminada la orden de producción y una vez anotados todos sus costos en la respectiva hoja de costos, se procede a su liquidación. Para ello se totalizan cada una de las tres columnas que contienen las cifras de costos y luego se suman horizontalmente sus tres totales para obtener el costo total de la orden de producción.
Finalmente, el costo total se divide por el número de unidades producidas, para obtener el costo unitario de cada producto.
Como hemos visto anteriormente, se ha descrito la forma de cómo se trabaja en la hoja de costos y es necesario tener en cuenta que es mejor hacerla con una buena periodicidad para tener un mayor control en los costos generados y en la producción.
Para lograr una mayor claridad en el proceso que se debe seguir en la determinación de los costos de producción en un sistema por órdenes de fabricación, a continuación se desarrolla en forma teórica los conceptos más relevantes, elemento por elemento, acompañado con un ejemplo ilustrativo, pero haciendo primero las siguientes aclaraciones:
Una empresa puede llevar una contabilidad general, sin necesidad de tener un sistema de información para contabilizar los costos de las diferentes órdenes. En este caso, los costos de material, mano de obra y costos indirectos de fabricación, se suman a las cuentas contables como lo establece el PUC, .y no se hace la desagregación a las diferentes órdenes. En esta situación ¡a empresa no conoce exactamente lo que le cuesta producir los diferentes artículos, con las graves dificultades financieras y administrativas que ello trae.
Un sistema de información que acumule los costos por órdenes de producción, exige la creación de cuentas contables adicionales, en concordancia con el PUC, y hace necesario el diseño de un sistema de información que incluye formatos y sistema de cómputo para registrar los costos.
En general, la hoja de costos actualmente es suministrada por un software o sistema de información de costos, que interconecta todas las áreas de la empresa y del departamento contable.